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《企业办公室工作手册》
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第一篇 综述
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第一节 各级办公室的功能和定位<br/>
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办公室工作范围主要包括人事管理、公文管理、会务工作、督查督办、综合协调、公务接待、机要保密、档案管理等方方面面的工作,是公司承上启下、联接左右的综合办事机构,是推动企业各项工作高效运转的桥梁和纽带,是企业的行政中枢,在企业内部管理中发挥着至关重要的作用。<br/>
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第二节 办公室工作的基本要求<br/>
一、工作理念<br/>
(一)办公室工作无小事(核心理念)<br/>
办公室是企业的综合管理部门,在企业中处于特殊和重要位置,是领导的决策支持机构,是企业中各项工作、信息和管理职能的交汇处,也是企业对外的窗口。肩负着参谋助手的重要使命,肩负着服务、协调、督办的重要职责,肩负着推动全局工作的重要任务。办公室工作事关领导决策部署的落实,事关工作全局,要求办公室员工牢记这一理念,以高度的责任感、使命感和严肃认真的态度做好每项工作。<br/>
(二)牢牢把握“三条原则”(原则理念)<br/>
参谋不越位:发表观点直言坦诚,提出问题实事求是,当好参谋角色,到位不越位。<br/>
听话不传话:准确领会领导意图,正确传达领导指示,严格保守秘密,做到不乱传话,守口如瓶。<br/>
协调不主导:按照组织安排和领导意图协调落实具体工作,不以个人主观意志主导工作。<br/>
(三)做到“五个不让”(行为理念)<br/>
不让领导布置的工作延误:领导布置的工作要按期保质完成,不拖沓、不推诿、不延误。<br/>
不让工作差错发生在岗位:工作积极负责,认真细致,精通业务,规范程序,严格依法依规办理各项工作,不出差错。<br/>
不让需要办理的文件积压:各类文件收发、传阅及时,按期督办,分类科学,并将文件办理情况定期通报。<br/>
不让外来办事人员受冷落:外来办事人员到机关咨询办理业务,要做到来有迎声,走有送声,热情接待,耐心办事,让人满意。<br/>
不让企业的形象受到损害:举止文明,礼貌待人,作风严谨,办事公道,不利于团结的话不说,有损于形象的事不做。<br/>
(四)始终坚持“四个面向”(服务理念)<br/>
面向领导:积极主动为领导服务,在文稿起草、调查研究、提供信息、督查督办、提出对策性建议等方面,当好领导的“参谋部”和“智囊团”,优质高效落实领导安排的各项工作。<br/>
面向部门:积极为部门开展工作服务,做好对部门的综合协调和后勤保障,帮助部门加强外部关系的沟通协调,有效地协调好各部门之间的关系。帮助部门完成重要专业会议、重大活动的策划组织,高效推进公司各项工作和部门工作顺利开展。<br/>
面向基层:发挥桥梁纽带作用,加强对具体工作的帮助指导,发挥示范导向作用,积极帮助基层单位协调重大关系,帮助反映和解决热点、难点、重点问题。<br/>
面向员工:全力为员工工作、学习、生活提供优质服务,持续提高和改进服务质量,创造健康、舒适、安全的工作环境。<br/>
二、素质要求<br/>
(一)思想素养:讲政治,讲责任,讲奉献,讲自律。<br/>
(二)业务素养:懂政策,善协调,能沟通,知识全面,业务精通。<br/>
(三)心理素养:正直,豁达,坚韧,亲和。<br/>
(四)能力素养:具备三种能力——学习创新能力、综合协调能力、解决问题能力。<br/>
做好办公室工作的具体要求<br/>
一、牢记理念<br/>
深刻认识、理解办公室工作理念,不断总结归纳工作经验,把握规律,指导实践。<br/>
二、注意方法<br/>
超前规划,重点突出,统筹兼顾,规范标准,注重协调,强力推进,追求卓越。<br/>
三、抓好专业<br/>
健全制度,建立标准,规范流程,加强培训,夯实基础,强化考核,不断提升。<br/>
四、讲究艺术<br/>
(一)统筹兼顾的艺术。抓住关系全局的大事,盯紧领导关注的要事,处理好日常工作。<br/>
(二)综合协调的艺术。原则性与灵活性并重,维护团结,解决问题,善于处理领导间、部门间、上下级间的矛盾与分歧。<br/>
(三)应急处理的艺术。超前谋划,做好预案,沉着应对,处置有序,处理有据。<br/>
(四)外部公关的艺术。精心策划,锲而不舍,方圆相济,有礼有节。<br/>
五、勇于创新<br/>
(一)创新是永恒的主题。不断解放思想、不断创新,才能不断进步。<br/>
(二)坚持追求卓越、追求完美的品质。<br/>
(三)明确创新的内涵。管理创新、机制创新、服务创新、作风创新。<br/>
(四)实现创新的途径。思考、借鉴别人好的经验和做法。自觉、主动适应新形势发展变化。不断发现问题,想办法解决问题。
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